На Уральской Стали продолжает работу многофункциональный общий центр обслуживания

Ирина Милохина 15.05.2017 17:28 Промышленность
5451
На Уральской Стали продолжает работу многофункциональный общий центр обслуживания
Фото: Ольга Смолягина

В начале нынешнего года работникам и структурным подразделениям Уральской Стали начал оказывать услуги многофункциональный общий центр обслуживания — МФ ОЦО (ООО «МКС»).

Его создание – одно из основных направлений долгосрочной и масштабной комплексной программы трансформации Industry 4.0, или четвертой индустриальной революции, к реализации которой приступили в компании «Металлоинвест».

Программа затронет практически все службы и все процессы повседневной финансово-хозяйственной деятельности предприятий компании, усовершенствовав их и объединив в единое информационное пространство, что повысит оперативность и эффективность работы. Системные и последовательные изменения позволят Металлоинвесту выйти на качественно новый уровень развития, повысят эффективность, конкурентоспособность и управляемость компании, увеличат гибкость и устойчивость к внешним воздействиям. 

no-image
Фото: Ольга Смолягина

В структуру многофункционального общего центра обслуживания входят фронт-офис, или управление взаимодействия с клиентами (УВсК) — служба, ответственная за обеспечение взаимодействия работников и подразделений комбината с МФ ОЦО, и мидл-офис, или учетный центр — служба, ответственная за ведение бухгалтерского, налогового учета, кадровое администрирование.

О том, как сегодня на практике происходит взаимодействие подразделений и работников комбината с общим центром обслуживания, рассказал нашей газете директор центра «БУиНУ» ООО «МКС» Андрей Чистяков.
 
— Взаимодействие между общим центром обслуживания и комбинатом осуществляется на основе сервисного договора, определяющего стандарты качества предоставления услуг и сроки их оказания, — объясняет Андрей Федорович. — Договор устанавливает перечень оказываемых услуг, права и обязанности сторон, в том числе касающиеся процесса приема, проверки, обработки и хранения первичных документов.
  
no-image
Андрей Чистяков, директор центра БУиНУ "ООО "МКС"
Фото: автора
Корреспондент

Андрей Федорович, какие изменения для работников Уральской Стали произошли после создания многофункционального общего центра обслуживания и перевода некоторых служб комбината в ООО «МКС»? Процесс оформления документов стал проще или сложнее? Всё ли в этой области налажено как планировалось или процедуры еще проходят «обкатку»?

Собеседник

Многофункциональный общий центр обслуживания действует по принципу всем известного «одного окна»: работники и подразделения предприятия выступают в роли клиента или заказчика, а ОЦО – в качестве исполнителя. По всем вопросам бухгалтерского учета и кадрового администрирования сотрудники ОЭМК, Уральской Стали, Лебединского и Михайловского ГОКов теперь обращаются в общий центр обслуживания. Если раньше работник предприятия должен был обойти несколько кабинетов, чтобы оформить справку, подписать заявки на оплату или сдать документы для отражения в бухгалтерском учете, то сейчас ему этого делать не нужно. Для этих целей создано управление взаимодействия с клиентами, сотрудники которого принимают, проверяют документы, передают их в учетный центр. Заказчику остается только через некоторое время забрать готовый документ в УВсК. Считаю, что на сегодняшний день процесс оформления документов еще не до конца отлажен, несмотря на то, что наиболее распространенные бизнес-процессы уже отработаны, и мы продолжаем выявлять и отслеживать операции, требующие отладки. Впереди предстоит еще немало организационных изменений, связанных с автоматизацией бизнес-процессов, под которые придется перестраивать существующий процесс взаимодействия, но могу уверенно сказать: мы приложим все усилия, чтобы эти изменения происходили как можно безболезненнее для подразделений и работников предприятий компании.


Корреспондент

Скажите, при создании общего центра обслуживания изучался опыт других предприятий и компаний, где такие структуры уже работают?

Собеседник

Да, конечно. В частности, мы побывали в компаниях «Мегафон», Schneider Electric, где пообщались с коллегами и получили ответы на волнующие нас вопросы, узнали, с какими трудностями им пришлось столкнуться на этапе создания и становления общего центра обслуживания и как они их преодолели. Всегда полезен опыт других людей, коллективов, кое-что из этого опыта мы использовали и в своей работе. Кстати, за последние семь-девять лет многие крупные металлургические и горнодобывающие компании (Северсталь, ЕВРАЗ, НЛМК) уже перешли на модель интеграции непрофильных бизнес-процес- сов в общие центры обслуживания, их опыт также учитывался нами при создании и развитии нашего МФ ОЦО.


Корреспондент

Где находится, какие функции выполняет управление взаимодействия с клиентами?

Собеседник

Найти местонахождение нашего управления взаимодействия с клиентами «Персонал» несложно. По кадровым вопросам обращайтесь в кабинеты №11 (рабочие), №12 (РСС) и №15 (все подразделения), которые находятся на первом этаже учебного центра Уральской Стали  (ул. Советская, 64). Наши специалисты по вопросам бухгалтерского и налогового учета находятся в административно-бытовых корпусах листопрокатного цеха №1 (учёт операций основных цехов; третий этаж, телефон: 66-72-54) и механического цеха (учёт операций вспомогательных цехов; второй этаж, телефон: 66-46-81). Вообще, сведения о местоположении работников УВсК, их контактные данные указаны на многочисленных информационных стендах и плакатах, которыми оборудованы все локации управления взаимодействия с клиентами. Кроме того, каждый работник может оставить свои пожелания, замечания, а также оценки в журнале отзывов и предложений, находящемся в центральной локации УВсК (учебный центр Уральской Стали). Или, заполнив анкету, оставить ее в находящемся там же ящике обратной связи. Обращения не остаются без внимания, по каждому анализируются причины возникновения проблемы и принимаются системные решения по их устранению. Для обсуждения текущих вопросов взаимодействия, выявления и решения существующих проблем будут про- водиться регулярные встречи с работниками комбината, на которых все желающие смогут озвучить свои предложения и пожелания.


Корреспондент

Не усложнился ли алгоритм сдачи первичных документов с созданием ОЦО?

Собеседник

Передача всех бумаг, поступающих в отдел взаимодействия с клиентами, оформляется реестрами приема- передачи, то есть сопроводи- тельными документами, в которых указывается, какие именно документы передаются и когда, указывается также их номер и другие реквизиты, позволяющие их идентифицировать. Что это дает?И заказчик, и исполнитель могут контролировать как сроки сдачи документов, так и сроки их обработки. То есть у обеих сторон есть механизм контроля, который можно использовать, опираясь на конкретные данные, в том числе информационной системы, при анализе и разборе какой-либо нестандартной ситуации или при появлении претензий к срокам обработки документов. Конечно, с одной стороны это дополнительный документ, который приходится составлять работникам комбината, а значит, и дополнительно затраченное время, с другой стороны нами приняты меры по максимальной оптимизации данного процесса. В частности, подготовлена электронная форма реестра, формирующая в автоматическом режиме перечень первичных документов, соответствующих выбранной пользователем операции, то есть строки электронного реестра автоматически заполняются названиями первичных документов, необходимых для оформления данной операции. Для заполнения отдельных строк предусмотрен удобный интерфейс, с помощью которого можно достаточно быстро указать свои реквизиты. И так — по каждому пункту. В принципе, это универсальный инструмент, который можно настроить специально для своего комплекта документов и использовать многократно. Такие электронные реестры, содержащие исчерпывающий перечень комплектов документов, направлены во все подразделения комбината. Со службами, предоставляющими наибольшее количество документов (до 500 штук в день), порядок оформления реестра приема-передачи проработан индивидуально. Мы организовываем процесс таким образом, чтобы было удобно нашим заказчикам. Ну, и, конечно, поступающие на комбинат документы должны максимально оперативно предоставляться на обработку в ОЦО для своевременного отражения в бухгалтерском учете.


Корреспондент

Каким образом происходит оказание услуг по направлению кадрового администрирования?

Собеседник

На начальном этапе организации взаимодействия с подразделениями заказчика директор по персоналу провёл разъяснительную работу с руководителями структурных подразделений. Дополнительно, совместно с дирекцией по персоналу, были разработаны пошаговые инструкции основных процессов кадрового администрирования, которые определили порядок взаимодействия и ответственных лиц структурных подразделений комбината. Кроме того, они позволили минимизировать возникновение необходимости личного обращения работников комбината во фронт-офис и оптимизировать взаимодействие заказчика и исполнителя. Можем в качестве примера рассмотреть предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. На первом этапе заказчик, то есть подразделение, предоставляет в УВсК утвержденный график отпусков на год. Сотрудники управления взаимодействия с клиентами направляют в подразделения для информирования работников извещения о дате начала отпуска, которые после ознакомления подлежат централизованному возврату в УВсК для оформления распоряжений о предоставлении отпуска и их передачи для оплаты.


Корреспондент

Расскажите, пожалуйста, каким образом сегодня происходит оформление заявок на оплату?

Собеседник

Если раньше ответственному сотруднику подразделения нужно было самому собрать подписи нескольких работников бухгалтерии, то сейчас всё организовано по принципу «одного окна», упоминавшемуся ранее. Заказчик, или сотрудник комбината, оставляет заявку на оплату, а работники УВсК передают ее в учетный центр для согласования и дооформления. Согласованные заявки возвращаются в УВсК и выдаются работникам комбината. С целью оперативного оформления документов на оплату разработан график обработки поступающих в УВсК заявок, в соответствии с которым установлено время начала и окончания обработки заявок, срок их готовности к выдаче, зависящий от времени поступления в УВсК в течение дня. Например, если заявка принята до 10:30, то уже в 11:40 обработанный документ готов к выдаче. И таким образом расписан весь день. Для срочных платежей установлена процедура немедленного оформления заявок на оплату.


Корреспондент

Куда и каким образом работники УС могут направить свои вопросы и предложения, касающиеся оптимизации взаимодействия с ООО «МКС»?

Собеседник

Набор инструментов обратной связи достаточно широк. Каждый работник комбината по любым возникшим вопросам может обратиться к нам по организованной горячей линии (телефон 66-20-26). Рабочие Уральской Стали по вопросам кадрового администрирования обращаются по телефону: 66-62-56, руководители, специалисты и служащие — по телефону: 66-69-04. По теме кадрового администрирования можно писать на электронную почту: ovsk_hr@uralsteel.com. По такому актуальному вопросу, как расчеты с персоналом, работники Уральской Стали могут обращаться по телефону: 66-27-52 и электронной почте: ovsk_rsp@uralsteel.com. Существует и отдельный почтовый ящик по вопросам бухгалтерского и налогового учета: ovsk_bu@uralsteel.com.


Корреспондент

Андрей Федорович, изменилось ли что-то для самих сотрудников, которые теперь трудятся в МФ ОЦО? Сталкиваетесь ли вы с какими-то трудностями в своей работе?

Собеседник

В работе сотрудников многофункционального общего центра обслуживания произошло немало изменений. Например, в рамках внедрения электронного документооборота первичных документов между подразделениями ООО «МКС» и организации их хранения в электронном архиве сотрудники центра прошли обучение работе на новом оборудовании и программном обеспечении, в ближайшее время мы приступаем к опытной эксплуатации системы. Любое начинание связано с преодолением определенных трудностей, нам пришлось пройти через период отладки взаимодействия не только с заказчиком — подразделениями предприятий компании, но и в целях предотвращения срывов сроков оказания услуг — серьезно заниматься отладкой бизнес-процессов в своей новой структуре. Считаю, что сегодня пока еще преждевременно подводить итоги, поскольку процесс становления новой структуры еще не завершен, ближайший и очень ответственный этап — централизация сотрудников ООО «МКС», выполняющих функции бухгалтерского учета и кадрового администрирования на Уральской Стали, Лебединском и Михайловском ГОКах, в единую локацию в Старом Осколе.


Корреспондент

Как вы считаете, по каким критериям можно оценить успешность работы ОЦО и от чего она зависит?

Собеседник

Если говорить об оценке успешности, то, пожалуй, единственный и основной для нас критерий — удовлетворенность клиентов, в данном случае —предприятий компании и их работников. Это и есть главный результат нашей работы, к которому мы стремимся. Одним из важных факторов достижения поставленных целей является команда МКС – сильный и сплоченный коллектив про- фессионалов, бывших сотрудников бухгалтерии и кадрового администрирования предприятий компании «Металлоинвест». Это команда, способная успешно решать поставленные задачи, для каж- дого из членов которой «чув- ство локтя» и взаимовыручка — не абстрактные понятия, а основной принцип работы.


  • 462353, Оренбургская область, г. Новотроицк, ул. Советская, 64
  • Тел.: + 7 (3537) 667-184
  • Email: info@ntr.city
Все права на фотоматериалы и тексты принадлежат их авторам.
Для сетевых изданий обязательна гиперссылка на сайт — www.ntr.city
© 2024 Информационный портал Новотроицка. Все авторские права защищены.
Использование материалов информационного сайта разрешено только с предварительного согласия правообладателей.
Нашли опечатку? Сообщите нам, выделив фрагмент текста с ошибкой и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter